0911 477 59 40 email@stk-spielmann.de

zeitgemäße Buchführung für Ihr Unternehmen

Wir bieten Ihnen neben der klassischen Buchführung für Ihr Unternehmen auch die komplett elektronisch abgewickelte Buchführung im Rahmen von Unternehmen online der Datev an.
Im Folgenden möchten wir Ihnen diese Möglichkeit kurz vorstellen.
Vorweg gesagt: Diese Möglichkeit bietet für Sie echten Mehrwert und eine enorme Zeitersparnis zu sehr günstigen Konditionen.

 

Was ist Unternehmen online?

Unternehmen online ist, kurz gesagt, die elektronische Verbindung zwischen Ihnen als Unternehmer und uns, Ihrem Steuerberater.

Was ist der Unterschied zu der bisherigen Buchführung?

Die Abwicklung einer elektronischen Buchführung unterscheidet sich wesentlich von der klassischen Buchführung mittels einem Pendelordner. Die Unterschiede möchten wir Ihnen kurz aufzeigen. Sie werden schon hier die ersten Vorteile für Ihr Unternehmen erkennen.

Der Pendelordner und die Sortierarbeit

Bisher mussten Sie Ihre Belege in einem Pendelordner aufbereiten, den Sie uns zu Verfügung gestellt haben. Wir haben daraufhin die Rechnungen verbucht und die Umsatzsteuer-Voranmeldung, sowie die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen für Sie erstellt.
Diese Vorgehensweise hat für Sie einen entscheidenden Nachteil: bis Sie den Ordner wieder abholen können (meist erst einen Monat später, wenn die neue Buchführung gebracht wird) haben Sie Ihre Belege nicht im Haus. Sie haben also keine Möglichkeit die letzten Bestellungen zu prüfen, Rechnungen zu bezahlen oder Ihren Kunden Auskünfte zu den gestellten Rechnungenzu geben.

Mit der elektronischen Buchführung haben Sie Ihre Belge immer im Haus und erhalten zudem ein elektronisches Archiv Ihrer gesamten Buchführung.

Die Ablage im Unternehmen ist meist anders organisiert als die Aufbereitung für Ihren Steuerberater.
Derzeit werden die Rechnungen gesammelt, im Pendelordner abgelegt und nach Rückgabe der Belege wieder aussortiert und in Ihrem Archiv abgelegt.

Diesen enormen Zeitaufwand können wir Ihnen ersparen!
Künftig werden Sie Ihre Belege nur nach Ihren Anforderungen ablegen können. Ohne sie aus der Hand zu geben und ohne zusätzliche Sortierarbeit.

Wie kommen meine Belege zum Steuerberater?

Ihre Belege werden künftig elektronisch über eine verschlüsselte Verbindung an uns übermittelt. Der hierbei für Sie entstehende Zeitaufwand ist erheblich kleiner als die bisherige Ablage und die Fahrt zu Ihrem Steuerberater.

Sicher erhalten Sie bereits einige Rechnungen elektronisch, diese können Sie uns ohne Umweg zur Verfügung stellen.
Die herkömmlichen Papierrechnungen werden von Ihnen beim Posteingang oder vor der eigenen Ablage mit einem Dokumentenscanner gescannt, zentral abgelegt und mit einer Software, die wir Ihnen zur Verfügung stellen, an das Datev Rechenzentrum übermittelt.

Benötige ich neue Hardware?

Wir raten Ihnen unbedingt zu einem guten Dokumentenscanner mit Duplex-Dokumenteneinzug. Ein Flachbrettscanner der jeweils nur eine Seite scannt ist leider ungeeignet da der Scanvorgang zu lange dauert. Gute Dokumentenscanner erhalten Sie bereits ab 300 Euro.  Oft ist in Unternehmen ein Multifunktionsgerät vorhanden das natürlich genutzt werden kann. Auf Wunsch können wir Ihnen auch ein Leihgerät zur Verfügung stellen.

 

Die Vorteile für Ihr Unternehmen

Die Zeitersparnis der zusätzlichen Ablagearbeit und die Fahrt zu Ihrem Steuerberater ist nur der erste Vorteil. Die elektronische Abwicklung Ihrer Buchführung bietet viele zusätzliche Erleichterungen.

elektronisches Belegarchiv

Sie erhalten von uns eine Datev Smartcard mit der Sie eine verschlüsselte Verbindung ins Datev-Rechenzentrum aufbauen können. Dieser USB-Stick wird auch für die Übertragung der Belege an uns benötigt. Für Sie hat die Smartcard aber einen weiteren Vorteil: Sie erhalten Zugriff auf Ihre kompletten Buchführungsdaten, inklusive aller elektronischer Belege!

Sie suchen eine bestimmte Lieferantenrechnung? Lassen Sie den Ordner im Schrank, rufen Sie das Lieferantenkonto auf und sehen Sie sich die Rechnung direkt an Ihrem PC an.
Wann war mein Firmenwagen zuletzt beim Kundendienst? Rufen Sie das Konto Kfz-Reparaturen in Ihrer Buchführung auf und sehen Sie sich die Rechnung dazu an.

Die elektronische Buchführung verbindet die Vorteile einer Buchführung beim Steuerberater mit den Vorteilen der eigenen Buchführung im Haus.
Sie können sich darauf verlassen dass die Buchführung korrekt ist, alle Abgabefristen eingehalten werden und haben trotzdem vollen Einblick in Ihre Bücher.
Mit dem entscheidenden Vorteil: Die Abwicklung Ihrer Buchführung durch uns ist wesentlich günstiger ist als eine Buchhalterin bei Ihnen vor Ort.

Ihre Auswertungen auf Knopfdruck

Sie erhalten neben den elektronischen Belegen alle Auswertungen die Sie von Ihrem Steuerberater gewohnt sind.

Folgende Auswertungen werden Ihnen elektronisch zur Verfügung gestellt:

– Betriebswirtschaftliche Auswertung
– Summen- und Saldenliste
– Offene Posten Listen (Kreditoren und Debitoren)
– Fälligkeitslisten zur Prüfung Ihrer Zahlungseingänge und Ihrer Liquidität
– Umsatzsteuer-Voranmeldungen
– Kontoblätter Ihrer Buchführung mit jeweils zur Buchung hinterlegtem Beleg

Zusätzliche Leistungen die Ihnen die Arbeit erleichtern

Neben der elektronischen Abwicklung bieten wir Ihnen auf Wunsch zusätzliche Dienstleistungen an, die Sie vom Steuerberater vielleicht noch nicht gewohnt sind.

Überwachung Ihrer Zahlungseingänge

Sie erhalten von uns eine Offene Posten Liste mit hinterlegtem Fälligkeitsdatum. Diese umfasst im Rahmen der Debitorenbuchhaltung die von Ihnen gestellten Rechnungen. Sie sehen auf einen Blick welche Kundenzahlungen überfällig sind und können die Liquidität der nächsten Wochen einfacher planen. Für jeden Kunden wird ein eigenes Buchungskonto angelegt, damit Sie auf einen Blick alle offenen Posten prüfen können.

Erleichterung Ihres Mahnwesens

Die Erstellung von Mahnungen ist für Sie sehr zeitaufwändig und Sie verschenken dadurch Liquidität in Ihrem Unternehmen? Wir haben eine Hilfestellung für Sie!
Sie erhalten für Ihre offenen Kundenrechnungen eine Fälligkeitsliste, die Sie zur Erstellung der Mahnungen heranziehen können. Sie sehen auf einen Blick die Tage der Fälligkeitsüberschreitung und können gezielt Kunden anmahnen.

Abwicklung Ihres Mahnwesens

Sie möchten sich nicht selbst um Ihr Mahnwesen kümmern? Wir erledigen dies gerne für Sie!
Nach Erstellung Ihrer Buchführung erhalten Sie eine Mahnliste von uns, sortiert von der ersten Zahlungserinnerung bis zur dritten Mahnung. Sie entscheiden selbst welcher Kunde eine Mahnung erhalten soll und stellen uns diese Liste wieder zur Verfügung. Sie erhalten von uns die versandfertigen Mahnungen auf Ihrem Briefbogen und individuellen Mahntexten in Papierform oder als pdf-Datei zum Versand. Auf Wunsch ist auch ein Versand per Post durch uns möglich.

Erleichterung Ihres Zahlungsverkehrs

Sie erhalten von uns zusammen mit Ihren Auswertungen eine Offene Posten Liste für Kreditoren mit Fälligkeitsangaben. Sie sehen auf einen Blick welche Rechnungen fällig werden und können so Ihre Zahlungen planen.

Abwicklung Ihres Zahlungsverkehrs

Wenn Sie es wünschen ist es uns auch möglich den gesamten Zahlungsverkehr für Sie abzuwickeln. Sie müssen sich in Zukunft nicht mehr um die Überweisung Ihrer Rechnungen kümmern.
Sie erhalten von uns wöchentlich eine Übersicht der fällig werdenden Rechnungen und entscheiden ob und wann diese überwiesen werden sollen.
Dabei prüfen wir natürlich ob Skontoabzug möglich ist und weisen Sie in unserer Zahlungsliste auf diesen finanziellen Vorteil hin.

notwendige Maßnahmen zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Ihres Mahnwesens

Die Abwicklung Ihres Zahlungsverkehrs und des Mahnwesens erfordert natürlich einen kürzeren Buchführungszeitraum als die übliche monatliche Buchführung. Daher werden wir Ihre Buchführung künftig wöchentlich für Sie erledigen. Wir stimmen uns dabei mit Ihnen ab und richten uns nach Ihren Gegebenheiten und Gewohnheiten.

Ist die elektronische Übermittlung dieser sensiblen Daten sicher?

Durch die Verwendung eines aktuellen Sicherheitszertifikats ist die sichere Übermittlung der Daten immer gewährleistet. Der verwendete Sicherheitsalgorythmus ist dabei höher als beispielsweise bei Ihrer Onlinebanking-Software. Verschlüsselungen können bis zu 2048 Bit betragen. Nur Sie, oder von Ihnen authorisierte Personen, können mittels der Smart Card und dem zugehörigen Kennwort Daten senden oder abrufen.
Die Wahrscheinlichkeit dass sich eine dritte Person Auswertungen oder Belege, die auf dem Postweg versendet werden, aneignet ist um ein vielfaches höher als bei der elektronischen Übermittlung.

Welche Kosten kommen auf mein Unternehmen zu?

Die elektronisch abgewickelte Buchführung bieten wir unseren Mandanten zum gleichen Preis an wie die herkömmliche Buchführung.
Sie erhalten von uns ein komplettes Belegarchiv Ihrer Buchführung zu den gleichen Konditionen wie bisher.

Die Kosten für die Abwicklung des Mahnwesens oder des Zahlungsverkehrs müssen individuell vereinbart werden, da der Zeitaufwand je nach Unternehmen sehr stark variiert.
Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie diese Möglichkeit umsetzen möchten und wir erstellen Ihnen gerne ein Angebot.

Wir freuen uns, dass wir Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Buchführung vorstellen durften.
Bei Fragen zu diesem zugegeben sehr umfangreichen Thema stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.