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elektronische Abwicklung Ihrer Buchführung

Die klassische Buchführung von Papierbelegen verliert immer mehr an Bedeutung. Die fortschreitende Digitalisierung bietet die Möglichkeit Ihre Buchführung künftig rein elektronisch abzuwickeln. Die Vorteile sind vielfältig, allerdings ist eine Einrichtung nach Ihren Bedürfnissen und eine Anpassung an Ihre internen Prozesse unerlässlich für eine einfache und zeitsparende Abwicklung Ihrer Buchführung.

Wenn Sie sich für dieses Thema interessieren und Ihre Buchführung künftig im Rahmen von Unternehmen online der Datev abwickeln möchten, sprechen Sie uns an, wir finden die ideale Lösung für Sie.

 

Was ist Unternehmen online der Datev?

Unternehmen online ist, kurz gesagt die elektronische Verbindung zwischen Ihnen als Unternehmer und uns, Ihrem Steuerberater.
Eine Buchhaltung ohne Papier und ohne Post- oder Fahrtwege. Immer verfügbar und so aktuell wie von Ihnen gewünscht.

Vorteile der elektronischen Buchführung

keine aufwändige Sortierarbeit mehr

Sie müssen keine Rechnungen hinter die Kontoauszüge sortieren oder nach Lieferanten ablegen.
Die Belege werden in drei Kategorien aufgeteilt: Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Kasse bzw. Barbelege.

alle Ihre Rechnungen immer verfügbar

Sie geben Ihren Buchhaltungsordner nicht außer Haus. Sie haben alle Rechnungen und Belege immer im Büro verfügbar.

elektronisches Archiv sämtlicher Buchhaltungsunterlagen

Sie erhalten Zugang zu Ihrem elektronischen Belegarchiv. Dort können alle verbuchten Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufgerufen werden. Viele unserer Mandanten verzichten inzwischen auf eine klassische Ablage in verschiedenen Ordnern und archivieren Papierrechnungen nur noch chronologisch.

Verkürzung der Buchführungszeiten

Sie senden uns Ihre Buchführungsunterlagen mindestens wöchentlich, dann können wir bereits vor Ende des Monats mit Ihrer Buchführung beginnen. Sie erhalten Ihre Auswertungen daher sehr viel früher als auf herkömmlichem Weg. Bei guter Organisation und entsprechender Zuarbeit können Ihnen bereits wenige Tage nach Monatsende Ihre Auswertungen liefern.

Zugriff auf alle Buchführungsauswertungen inkl. einzelner Buchungskonten

Sie können alle von uns erstellen Auswertungen jederzeit abrufen. Ihre Betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Ihre Kreditoren- und Debitorenlistenprüfen und jedes Buchungskonto aufrufen. Zu jeder Buchung wird das entsprechende Belegbild hinterlegt.

Auch hier haben Sie mindestens 10 Jahre Zugriff auf Ihre Daten und Rechnungen.

Aufbewahrungspflicht elektronischer Rechnungen

Sie müssen elektronische Rechnungen, die Sie beispielsweise per Email als pdf-Dokument erhalten, auch elektronisch aufbewahren. Ein Ausdruck der Rechnung genügt hierbei nicht. Diese Aufbewahrungspflicht haben Sie mit dem Upload zu Unternehmen online erfüllt.
Sie brauchen die Rechnungen nicht zusätzlich bei Ihnen archivieren.

Archiv der Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter

Wenn wir auch die Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter fertigen erhalten Sie ein umfangreiches Archiv Ihrer Lohndaten.
Inklusive Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen.
Das Archiv steht Ihnen mindestens 10 Jahre zur Verfügung. Sie müssen die Unterlagen nicht gesondert aufbewahren.

Wie werden die Rechnungen übertragen?

Elektronische Rechnungen werden generell auch elektronisch weiterverarbeitet. Hierzu erhalten Sie von uns die Software „Datev Belegtransfer“.
Wenn Sie pdf-Dokumente erhalten, legen Sie einfach die Datei in den vorbereiteten Dateiordnern ab.
Die Übermittlung ist dann nur ein Knopfdruck. Alternativ können Sie Ihre Daten auch über die Internetseite der Datev zur Verfügung stellen.

Rechnungen die Sie per Email erhalten können Sie auch einfach per Email an eine für Sie individuell angelegte Email-Adresse weiterleiten.

Rechnungen die Sie in Papierform erhalten und kleine Belege scannen Sie bitte ein oder fotografieren sie mit Ihrem Smartphone.
Der Upload am Computer funktioniert per Dateiordnern, am Smartphone über die App „Upload mobil“.

Ist die elektronische Übermittlung dieser sensiblen Daten sicher?

Durch die Verwendung eines aktuellen Sicherheitszertifikats ist die sichere Übermittlung der Daten immer gewährleistet. Der verwendete Sicherheitsalgorithmus ist dabei höher als beispielsweise bei Ihrer Onlinebanking-Software.

Nur Sie, oder von Ihnen autorisierte Personen, können mittels der SmartCard oder SmartLogin und dem zugehörigen Kennwort Daten senden oder abrufen.

Die Wahrscheinlichkeit, dass sich eine dritte Person Auswertungen oder Belege, die auf dem Postweg versendet werden, aneignet ist um ein vielfaches höher als bei der elektronischen Übermittlung.

 

Welche Kosten kommen auf mein Unternehmen zu?

Die monatlichen Kosten für die Nutzung von Unternehmen online der Datev betragen 10,50 Euro pro Monat.
Hinzu kommen natürlich noch unsere Kosten für die Erstellung der Buchführung, für die Sie immer ein individuelles Angebot von uns erhalten.

 

Benötigen wir neue Hardware?

In der Regel benötigen Sie für Unternehmen online keine neue Hardware. Wir nutzen zur Übermittlung die vorhandene Hardware, also Computer und Smartphone. Wenn Sie sehr viele Papierbelege erhalten, kann es sinnvoll sein einen Dokumentenscanner anzuschaffen. Da aber immer mehr Firmen auf elektronische Rechnungen setzen, können diese ohne zusätzlichen Aufwand weiterverarbeitet werden.

 

Wie lange dauert die Umstellung?

Wir planen für die Umstellung einen Arbeitstag. Hierzu zählt die Installation der Software bei Ihnen vor Ort, die Installation eines neuen Dokumentenscanners (sofern nötig) und natürlich die Analyse und Optimierung der Prozesse bei Ihnen im Unternehmen.

In der Regel läuft bereits der auf den Termin folgende Buchführungslauf rein elektronisch, ohne Papierbelege.

 

Wo erhalte ich weitere Informationen?

Sprechen Sie uns einfach an und vereinbaren Sie einen Termin mit uns. So vielfältig wie die Prozesse der Buchführung sind, sind auch unsere Möglichkeiten.
Wir erarbeiten mit Ihnen zusammen eine effektive und einfache Lösung zur papierlosen Buchführung.